Att driva ett företag utan att fakturera är i princip omöjligt. Varje gång man säljer något, en vara eller en tjänst, så måste en faktura eller en räkning ställas ut och skickas till kunden. En faktura fungerar som ett bevis på köpet och det är därför viktigt att man sparar varje faktura. En faktura fungerar alltså som ett underlag för köpet både för dig som näringsidkare och för kunden som köpare. Vanligast är att man skickar fakturan per post, men det är även möjligt att skicka en faktura elektroniskt, t.ex. via e-post. Innan man skickar en faktura elektroniskt så måste detta dock godkännas av kunden.
Då man precis har startat ett nytt företag och inte har så många kunder ännu så kan det verka logiskt att själv skriva varje faktura manuellt. Det finns dock många saker som man måste tänka på då man utfärdar en faktura. Fakturan måste vara lätt överskådlig och ha ett inbjudande utseende för kunden – en faktura kan ju också fungera som marknadsföring för företaget! Därför är det många företag som väljer att designa sin egen faktura med företagets logga på. Alla viktiga uppgifter ska också vara lätta att se på en faktura.
Det finns även flera bestämmelser på vad en korrekt utfärdad faktura måste innehålla. Bland annat så måste kundens och säljarens eller företagets namn samt adresser samt momsregistreringsnummer, en detaljerad specifikation på den sålda varan eller tjänsten samt antal och enhetspris och alla tillämpningsbara skattesatser finnas på fakturan. Varje faktura har ett eget fakturanummer som gör fakturan unik och lättare att hitta. Detta nummer måste också finnas på fakturan. Varje faktura måste sparas och arkiveras för bokföring. När det är dags för att redogöra för företagets intäkter till Skatteverket så fungerar alla utfärdade fakturor som underlag, och därför så är det mycket viktigt att de är korrekt ifyllda. För att lättare komma ihåg allting som en faktura ska innehålla så kan det vara bra att skapa sig en egen fakturamall, eller använda en gratis fakturamall som det finns många av på internet. Detta underlättar arbetet då alla obligatoriska fält på fakturan är inkluderade och det enda som krävs är att fylla i de specifika uppgifterna.